Idéal pour planifier votre réunion d’équipe du lundi (oui, il paraît que les réunions se font le lundi), le service de messagerie Outlook vous permet de l’organiser en conviant vos contacts. Iakaa vous dit comment envoyer vos invitations par mail.

Organiser une réunion avec plusieurs participants.

Choisir les participants.

Dans la barre Outlook, sélectionnez l’icône Calendrier. Pour les versions Outlook 2013 et Outlook 2010 vous trouverez l’option Organiser une réunion dans le menu Action.

Vous devez ensuite sélectionner des participants en cliquant sur A… ou Inviter puis Ajouter d’autres personnes. Vous n’avez plus qu’à sélectionner les participants parmi votre liste de contacts. Vous avez la possibilité de préciser si la présence du participant est Obligatoire ou Facultative pour chaque contact sélectionné.

Planifier la réunion.

Dans la fenêtre Organiser une réunion l’option Planification vous permet de sélectionner un créneau horaire. Déterminez ainsi l’heure et la durée de votre réunion.

Si tous les participants utilisent l’Agenda Outlook, la Sélection automatique permet de trouver facilement une plage horaire où tous les invités sont disponibles.

Envoyer une invitation.

Cliquez sur Définir une réunion, Outlook crée alors une invitation mail pour tous les participants sélectionnés. Vous n’avez plus qu’à la compléter et l’envoyer.

A la réception de l’invitation, les personnes conviées pourront Accepter, Refuser ou donner une réponse provisoire. Vos contacts qui n’utilisent pas Outlook recevront l’invitation sous forme de pièce jointe.

Organiser une réunion avec un seul participant.

Dans la barre Contact, cliquez sur le nom de la personne concernée. Puis dans le menu Action, sélectionnez Nouvelle demande de réunion au contact.

Pour les versions Outlook 2007 et 2010, cliquez directement sur Réunion dans le menu Contact.

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